- خطة المشروع:
المشروع الناجح ما كان له برنامج مخطط مكتوب.. و البرنامج المخطط هو أحد المفاتيح المهمة للنجاح، وخطة المشروع تبين الطريق الذي سيسلك للوصول لتحويل المشروع لواقع، وهو عادة ما يكون بعد القرار بتنفيذ المشروع أو أثناء الدراسة.
- أنواع الخطط:
هناك نوعان من الخطة يمكن تحديدهما على النحو الآتي:
1- خطة طويلة المدى: وتكون الهيكل العام لخطة المشروع كله.
2-خطة قصيرة المدى: توضع مرحلة مرحلة، وهي توضح تفاصيل الخطة طويلة المدى.
الخطة طويلة المدى:
يجب أن تقوم على:
1- رسالة يقوم المشروع من أجلها، كالنجم الذي يهتدي به المشروع في معرفة اتجاهه وهي ليست محددة بهدف بقدر ما تكون المهمة التي يقوم المشروع بها، ويفترض أن تكون:
- صورة تخيلية
- من نحن فيالمستقبل البعيد؟
- موجزة
- مؤثرة
- تركز علىالرغبة في التميز و الجودة
- تشحذالهمم
2- رؤية عامة للمشروع والمنجزات التي يتوقع أن يقوم بها تتجاوز التفاصيل إلى الخطوط العريضة الكبيرة من أجل السعي باتجاه الرسالة، ويفترض أن تكون:
- إعلانا عنالخدمة التي تقدمها المؤسسة. ماذا نقدم؟
- مكتوبة.
- توضح نوعالخدمة و مستواها.
- تبين كيفتؤدى الخدمة
- تحددالمستهدفين
- عامة.
- تحدد القيمالتي تحكمها.
3- قيم المشروع التي لن يتجاوزها أثناء سعيه لتحقيق رؤية المشروع من أجل تحقيق الرسالة، وعادة ما تكون:
- قواعدإرشادية.
- إطاراسلوكيا.
الخطة قصيرة المدى:
الخطة طويلة المدى تشبه المبنى الهيكلي الخارجي. فهو عبارة عن أعمدة خرسانية وأسقف فقط تشكل الإطار الخارجي للمبنى فقط.
أما الخطة قصيرةالمدى، فهي تمثل الطوب والنوافذ والأبواب التي تملأ فراغات المبنى الهيكلي.
يجتمع مجلس الإدارة دوريًّا لوضع تفاصيل خطة العمل بالمشروع عن الفترة المقبلة.
ملحوظة:عندما تضع الخطة طويلة المدى فإنك ستزيل ارتباك التفكير في وضع الأنشطة أولًا بأول؛ كما أنك بوضع الخطة طويلةالمدى لن يبقى سوى التنفيذ؛ أما بدونها فستحتاج إلى التفكير والتنفيذ.
- خطّة العمل بالمشروع:
خطّة العمل - ببساطة - هي وثيقة مكتوبة تصف الطريق المستقبلي لعمل ما. توضّح خطّة العمل مفهوم العمل، تلخّص أهداف العمل، تعرّف المصادر (المال والناس) التي سيحتاجها صاحب العمل، تصف كيف ستحصل على تلك المصادر، وتخبر القارئ بمعايير نجاح العمل.
- تتضمّن خطّة العمل بالمشروع:
جاءت نماذج مشروع تخطيط العمل في العديد من الأشكالوالأحجام. أما بعض الأقسام الشائعة في أكثر خطط العمل فتتضمّن:
1- خلاصة تنفيذية تلخّص النقاط الرئيسة لتخطيط العمل فيصفحة أو صفحتين.
2- نظرة عامّة، تقدّم القارئ إلى العمل.
3- وصف المنتجات والخدمات.
4- نظرة عامّة عن الصناعة والمنافسة التي يقع فيها العمل.
5- استراتيجية التسويق التي تلخّص المنتج، والترويج، والتسعير، واستراتيجيات توزيع العمل.
6- وصف الإدارة والموظّفين والهياكل الإدارية.
7- الميزانية التأسيسية والتشغيلية المطلوبة وتدفقاتها.
8- أهم الأنظمة التي تسير العمل.
- أهمية خطة العمل:
تتضمن بعض فوائد إنتاج خطّة العمل:
1- عملية إعداد خطّة عمل ستجبرك على التفكير بعملك، واستعراض بعض الخيارات، وتحديد الفرص و الأخطار، و اختبار بعض فرضياتك.
2- ستساعدك خطّة العمل في التعرف على حاجاتك للنقد فيعملك.
3- يمكن أن تستعمل خطّة العمل لإخبار المستخدمين والمستثمرين والآخرين حول خططك واستراتيجياتك.
4- تزوّدك خطّة العمل بعلامات لمقارنة تقدمك وأدائك فيالعمل.
5- تأتي أهمية خطة العمل في أنها فكرة جيدة لإعداد كلّالمشاريع ولتجديد وتعديل الخطط بانتظام.
- بعض التعليمات الجيدة لإعداد خطّة عمل جيدة للمشروع:
1- عرّف أهدافك لإنتاج خطّة العمل. من سيقرأ الخطّة؟ وماذاتريد منهم؟
2- تساعدك الأهداف في أن تقرّر كيف تتأكد من وضع الأقسام المختلفة في خطّةالعمل.
3- وزع مسوّدات من خطتك على آخرين ذوي ثقة وخبرة. وسيكون هذا مفيدا جدا للحصول على الآراء والتعليقات على خطّة عملك الأوّلية من أصحاب الخبرةالمختلفين.
5- اكتب خطّة عملك واستشر فيها، ولا تعدل على خطط أخرى، فمن الأخطاء الشائعة أن تستعين بعينة خطّة عمل وتقوم ببساطة بتغيير الأسماء وبعض الأرقام. هناك مشكلتان كبيرتانبهذه الممارسة الخاطئة:
أولًا: عدم التوافق بين مهام العمل والتأكيدات الواردة في الأقسام المختلفة من خطّة العمل.
ثانيًا: عدم الانسجام بين عناصر وأطراف خطّة العمل، وعدم انسياب أقسام مع بعضها البعض، فالاستعارة من خطط أخرى يفكّك الخطةالجديدة، وينتج عنه التناقض.
6- لخّص النقاط الرئيسة التي تريد وضعها في كلّ قسم، وضعها أمامك قبل أن تبدأ الكتابة. راجع خلاصتك لضمان كون أقسام المشروع متناسقة معبعضها البعض، وتأكد من معالجة كلّ المسائل الرئيسة.
7- تأكّد أن تكون تقديراتك المالية مقبولة. يعتبر القسم المالي القسم الأكثر أهمية للعديد من القرّاء في خطّة العمل؛ لأنه يعرف حاجات تمويلك، ويظهر إمكانية ربح عملك. بالإضافة إلى أن وجود خطة مالية جيدة ستمنحك ثقة القارئ الذي يحاول تفهم عملك حقًّا. كن متأكّدًا من اختبار معقولية كلّ واحدة منفرضياتك. الفرضيات المتفائلة جدًّا تنتهي بالفشل؛ لعدم التفاتها إلى الكلف الكاملةبدقّة من العملية؛ مما يؤدي إلى زوال مصداقية خطّة عملك بسرعة.
8- اكتب الخلاصة التنفيذية بعد الانتهاء. الخلاصةالتنفيذية يمكن أن تكون القسم الأكثر أهمية لخطّة عملك، ولأنها ستكون أول ما سيقرؤهالمقيِّمون.
9- من المفاتيح إلى خلاصة تنفيذية جيدة أنها يجب أن تكون قصيرة (صفحتين على الأغلب)، ويجب أن تبرز ما هو مهم في خطّتك، ويجب أن تجعل القارئ مرتاحًا بخصوصعملك.
- عينة خطّة عمل:
حاول قراءة عينة لخطّة عمل، واستخدمها كمصدر أو كدليل في إعداد خطة عملك. تأكد من أن تكون العينة مشتملة على الصفحات والأقسام التالية:
- صفحة العنوان. - الخلاصة التنفيذية.
- قائمة المحتويات. - طبيعة نشاط العمل.
- الشركة. - الإدارة.
- المنتج. - السوق.
- حجم السوق. - المنافسة.
- خطّة مبيعات. - توقّع المبيعات.
- مصادر معلومات السوق. - تطوير المنتج.
- الإنتاج. - كلفة المنتج.
- إجمالي الربح. - المتطلبات المالية.
- بيانات الدخل الأوّلية. - تقديرات سيولة نقدية.
- أيّ تشابه في هذه الخطّة مع شركات أو منتجات أو مفاهيمأو اختراعات أخرى.
- يجب أن ترتبط كلّ القيم بالكلف، من مبيعات.
